Assistant à la Scolarité H/F - France Travail

L'ESTBA Paris, établissement d'enseignement supérieur privé laïc sous contrat d'association avec l'État spécialisé dans les formations scientifiques, recherche un(e) assistant(e) de scolarité H/F afin de renforcer son équipe administrative.

Vous intégrerez un établissement à taille humaine accueillant des étudiants du Bac +2 au Bac +5, en formation scolaire et en apprentissage.

Rattaché(e) à la direction et en lien quotidien avec les équipes pédagogiques, les enseignants et les étudiants, vous assurez la gestion administrative de la scolarité et contribuez au bon déroulement du parcours des étudiants.

Vos missions :

Vous serez notamment chargé(e) de :

Accueillir, renseigner et orienter les étudiants, les familles, les enseignants et les différents interlocuteurs de l'établissement ;

Assurer le suivi administratif des étudiants depuis leur inscription jusqu'à la fin de leur formation ;

Constituer, vérifier et mettre à jour les dossiers administratifs des étudiants ;

Gérer les inscriptions, réinscriptions et les différentes pièces administratives ;

Établir les certificats de scolarité, attestations et autres documents administratifs ;

Assurer le suivi des absences, retards et justificatifs ;

Participer à la gestion des emplois du temps et à la transmission des informations aux étudiants et aux enseignants ;

Organiser administrativement les examens, contrôles, soutenances, jurys et conseils ;

Préparer les convocations, feuilles d'émargement, relevés de notes, bulletins et documents nécessaires au suivi pédagogique ;

Saisir et mettre à jour les informations sur les logiciels et plateformes de gestion de la scolarité ;

Répondre aux sollicitations des étudiants par téléphone, par e-mail et en présentiel ;

Assurer l'interface entre les étudiants, les responsables pédagogiques, les enseignants et la direction ;

Participer au classement, à l'archivage et à la bonne tenue des dossiers administratifs ;

Participer ponctuellement à la vie de l'établissement : journées portes ouvertes, réunions de rentrée, examens, événements étudiants et remises de diplômes.

Profil recherché

Vous disposez idéalement d'une première expérience dans un poste de secrétariat, d'assistanat administratif ou de gestion de scolarité, de préférence dans un établissement d'enseignement ou de formation.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et vos qualités relationnelles.

Vous appréciez le contact avec les étudiants et savez faire preuve de disponibilité tout en maintenant un cadre administratif précis.

Compétences attendues

Excellente organisation et capacité à gérer les priorités ;

Rigueur dans le traitement et le suivi des dossiers ;

Très bonne expression écrite et orale ;

Bonne maîtrise de l'orthographe ;

Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel, Outlook et outils collaboratifs ;

Aisance avec les logiciels de gestion et les outils numériques ;

Sens de l'accueil et du service ;

Capacité à travailler en équipe ;

Autonomie, réactivité et polyvalence ;

Discrétion et respect de la confidentialité des informations ;

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

La connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur serait appréciée.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.