Gestionnaire de Scolarité H/F - Service Public

La Faculté sciences et ingénierie (FSI), une des 5 composantes de l'Université de Toulouse, est une des plus grandes facultés scientifiques françaises. Elle accueille chaque année plus de 12 000 étudiants inscrits dans 12 mentions de licence, 6 mentions de licence professionnelle, une école d'ingénieur interne, l'UPSSITECH, et 27 mentions de master.

Environ 2 200 étudiantes et étudiants de licence, 100 de licence professionnelle, 90 d'école d'ingénieur et 1 600 de master sortent annuellement avec un diplôme de la Faculté Sciences et Ingénierie. Les disciplines qui y sont enseignées vont de la biologie aux mathématiques en passant par la chimie, l'informatique, la physique, la mécanique, l'électronique, les sciences de la Terre, etc.

L'insertion professionnelle des étudiantes et étudiants de Master est supérieure à 90 % 6 mois après l'obtention de leur diplôme.

Au sein du service de scolarité, vous assurez la gestion administrative d'un portefeuille de formations de licence et/ou de master. Vous garantissez le bon déroulement de la scolarité des étudiants dans le respect de la réglementation et assurez l'interface entre les étudiants, les équipes pédagogiques et les services administratifs de l'université.

Accueil, information et accompagnement des usagers

• Accueillir, informer et orienter les étudiants en présentiel, par téléphone et via les outils numériques
• Répondre aux demandes des étudiants et assurer leur accompagnement tout au long de leur parcours
• Assurer la diffusion des informations pédagogiques et administratives auprès des étudiants et des enseignants

Gestion des emplois du temps

• Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans l'application Celcat
• Réserver les salles d'enseignement et gérer les modifications en cours d'année universitaire
• Informer les étudiants et les enseignants des évolutions d'emploi du temps
• Mettre à jour les groupes dans APOGEE afin de permettre leur intégration dans Celcat

Gestion des inscriptions pédagogiques

• Assurer le suivi et la gestion des contrats pédagogiques des étudiants
• Contrôler les inscriptions pédagogiques et signaler les anomalies éventuelles
• Constituer les groupes pédagogiques et produire les trombinoscopes
• Éditer et transmettre les listes d'étudiants aux enseignants
• Assurer la diffusion et le suivi des aménagements de scolarité et d'examens
• Assurer le suivi administratif et l'archivage des régimes spéciaux d'études

Organisation et gestion des examens

• Participer à la planification des épreuves et à l'élaboration des calendriers d'examens
• Réserver les salles et préparer les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des épreuves
• Mettre en oeuvre les aménagements prévus pour les étudiants en situation de handicap
• Éditer les convocations, listes d'émargement et documents de surveillance
• Assurer le suivi administratif des examens : récupération des procès-verbaux, émargements, justificatifs d'absence et dossiers de fraude

Soutien à l'organisation du contrôle continu

• Accompagner les équipes pédagogiques dans l'organisation des épreuves de contrôle continu
• Réserver les salles et préparer le matériel nécessaire aux évaluations

Gestion des notes et des résultats

• Assurer la collecte, l'importation et le contrôle des notes dans APOGEE
• Suivre les campagnes de saisie des notes et contrôler les absences
• Réaliser les opérations de calcul des résultats et de vérification des données
• Éditer les procès-verbaux de jury, relevés de notes et listes de résultats
• Assurer la publication et la diffusion des résultats aux étudiants

Activités transversales

• Accompagner les enseignants dans l'application des procédures administratives et pédagogiques
• Participer à l'amélioration continue des procédures et aux groupes de travail liés à l'offre de formation
• Assurer une veille sur les évolutions réglementaires et les outils métiers

Connaissances

• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et du fonctionnement universitaire
• Connaissance de l'offre de formation ainsi que de l'organisation des cursus de Licence et de Master
• Maîtrise du cadre réglementaire lié à la scolarité universitaire et aux études
• Connaissance des modalités de contrôle des connaissances et des règles de progression des étudiants
• Connaissance des dispositifs d'accompagnement et d'aménagement des études (étudiants en situation de handicap, sportifs de haut niveau, régimes spéciaux d'études, etc.)
• Capacité à appliquer et faire respecter les procédures administratives en vigueur

Savoir-faire techniques

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel
• Maîtrise ou capacité d'appropriation rapide des applications métiers de gestion de la scolarité (APOGEE, Celcat, SGCE)
• Excellentes capacités de communication écrite et orale
• Capacité à gérer et fiabiliser des données administratives
• Aptitude à appliquer des procédures et à en assurer le suivi dans le respect des délais

Savoir-être

• Sens du service public et de l'accueil des usagers
• Aisance relationnelle et capacité à s'adapter à des interlocuteurs variés
• Organisation, rigueur et sens des priorités
  Capacité d'analyse et de gestion simultanée de multiples sollicitations
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Esprit d'équipe et aptitude à travailler en transversalité avec différents services et interlocuteurs
• Réactivité, autonomie et capacité à prendre des initiatives dans le respect du cadre défini
• Sens des responsabilités et aptitude à rendre compte de son activité
• Respect des procédures, de la réglementation et de la hiérarchie

Diplômes et expériences

• Diplôme requis : Baccalauréat
• Expérience souhaitée : une première expérience au sein d'un service de scolarité universitaire ou dans un environnement administratif similaire serait appréciée