Gestionnaire de Scolarité H/F - Université Paris-Saclay

Contrat : CDD d'1 an

Composé de 4 gestionnaires de scolarité et d'une responsable, le service scolarité assure au quotidien la gestion administrative liée à la scolarité des élèves. Les missions du service couvrent l'inscription administrative et pédagogique des élèves, l'élaboration des emplois du temps, l'organisation des examens et des jurys et une participation au recrutement.

Les gestionnaires de scolarité travaillent sur l'ensemble des filières de l'école (FISE, FISA, FC/VAE,PeiP).

L'agent est placé sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service et sous la responsabilité fonctionnelle du directeur des études de Polytech Paris - Saclay.

Missions principales de l'agent :

· Accueillir, renseigner et orienter les élèves et les enseignants des différentes filières.

· Gestion des inscriptions administrative dans APOGEE, information et orientation aux étudiants,contrôle des pièces ;

· Edition des cartes étudiantes et attestations diverses

· Gestions des éditions des diplômes

· Gestion et suivi des absences

· Participation aux enquêtes, (cti, cdfi, l'étudiant...), évaluation des enseignements ;

· Suivi et gestion des Polypoints dans Oasis ;

· Suivi de l'UE initiative en collaboration avec le secrétariat apprentissage ;

· Organisation et suivi des sessions de toeic (9/an) ;

· Suivi des demandes de transferts ;

· Ponctuellement : participation à l'organisation des examens pour les étudiants en situation de handicap et surveillances.

· Participer à l'organisation des amphis d'accueil, JPO, RDD, simulation d'entretien et journées du parrain ;

· Soutien au service communication participation dans le cadre de l'offre de formation / mise à jour des pages web à destination de la scolarité ;

· Classement et archivage les documents ;

· Référente de la commission logement : A confirmer

Connaissance, savoir :

· Organisation et fonctionnement de l'Enseignement Supérieure et de la Recherche Scientifique

· Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et l'activité de l'établissement

· Maîtrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion pédagogique

· Maîtrise du logiciel de scolarité (APOGEE)

· Bonne maîtrise de la communication orale et écrite

· Connaitre les circuits de communication et procédures de l'Université et de l'école.

Savoir-faire :

· Mettre en oeuvre des procédures et des règles

· Analyser et gérer les demandes d'information.

· Savoir rendre compte

· Communiquer et faire preuve de pédagogie

· Trier, hiérarchiser et classer les informations et données. Gérer la confidentialité.

· Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Access, PowerPoint, logiciel de messagerie)

· Adaptabilité à de nouveaux outils informatiques.

· Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion des élèves

· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,...), les reproduire et les diffuser

· Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés

· Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

· Participer aux opérations de logistique

· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE)

· Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités

Savoir-être :

· Capacité à travailler en équipe et à échanger

· Savoir gérer la confidentialité des informations et des données ;

· Aptitude relationnel et sens du service public

· Capacité à interagir avec différentes équipes de l'école de l'université et éventuellement du CFA

· Autonomie et sens des initiatives

· Savoir travailler en équipe ;

· Organisation - Rigueur

· Se rendre disponible dans les périodes d'activité intense